Conditions de réservation
Vous êtes libre d’annuler ou de modifier des réservations individuelles (jusqu’à 5 chambres) jusqu’à 15 heures la veille de la date d’arrivée prévue. Passé ce délai, vous ne pourrez plus modifier ou annuler votre réservation. La compensation pour les chambres non utilisées sera calculée selon la pratique suivante (s’applique aux clients individuels) :
A) Règle de base standard
En cas de non-présentation, le client devra payer le prix de la chambre pour une journée.
B) Annulation tardive
En cas d’annulation d’une réservation de chambre au plus tard à 15 heures la veille de la date d’arrivée prévue, et si la chambre ne peut être louée à un autre client, le client qui a réservé la chambre à l’origine devra payer le prix de la chambre pour une journée.
Toutes les modifications et annulations doivent être effectuées en envoyant un e-mail à Citybox Hotels ou par le biais de votre “Ma page” en tant que Citybox Friend.
Pour les réservations de groupe (plus de 5 chambres), des conditions différentes s’appliquent. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d’informations supplémentaires.
C) Réservations non remboursables
Les réservations prépayées ne sont pas remboursables, que vous annuliez ou non votre réservation.
Les accords concernant les réservations de chambres d’hôtel sont contraignants pour les deux parties.
Les clients sont tenus de fournir des informations de contact correctes lors de la réservation.
Il n’est pas permis de donner des cartes-clés à d’autres personnes que celles qui sont enregistrées comme clients dans la chambre. Le nombre maximum de personnes autorisées par chambre est de 1 dans les chambres simples, 2 dans les chambres doubles et 4 dans les chambres familiales.
Pendant leur séjour, les clients sont tenus de respecter le règlement de l’hôtel ainsi que les règles et règlements édictés par les autorités.
Les clients de l’hôtel et les autres personnes qui visitent l’hôtel ne doivent pas perturber, déranger ou mettre en danger les autres clients de l’hôtel ou les personnes qui vivent à proximité.
Les clients de l’hôtel sont légalement et financièrement responsables de tout dommage qu’ils peuvent causer, avec ou sans intention, à l’hôtel ou de tout préjudice qu’ils peuvent causer à un tiers, y compris, mais sans s’y limiter, la destruction de biens ou l’enlèvement de biens de l’hôtel sans autorisation. Nous nous réservons le droit de débiter la garantie de la carte de crédit de l’entreprise ou du client pour couvrir ces dommages.
Les animaux domestiques sont autorisés à l’hôtel (sur demande !) moyennant un supplément de, les suppléments varient d’un hôtel à l’autre.
Il est interdit de fumer à l’hôtel. Fumer dans les chambres ou dans les couloirs déclenchera les alarmes incendie. Tous les frais liés à un tel déclenchement des alarmes incendie seront facturés à la personne qui a provoqué le déclenchement des alarmes ou à la personne de contact liée à la réservation de la chambre. Ceci s’applique également aux E-cigarettes et aux vapes. Fumer entraîne l’expulsion et une amende dont le montant varie d’un hôtel à l’autre.
Une pièce d’identité avec photo doit être présentée sur demande lors de l’enregistrement. Les mineurs de moins de 18 ans n’ont pas accès aux hôtels Citybox s’ils ne sont pas accompagnés d’adultes.
Les clients qui ne respectent pas ces obligations peuvent être expulsés de l’hôtel sans qu’ils puissent prétendre à un quelconque dédommagement. L’hôtel a le droit de refuser les réservations qu’il juge inappropriées, ce qui inclut ce que nous considérons comme un comportement inapproprié à l’égard du personnel.
Introduction
Chez Citybox AS, nous traitons vos données personnelles de différentes manières, par exemple lorsque vous commandez des services auprès de nous, lorsque vous séjournez dans nos hôtels, lorsque vous utilisez les services que nous fournissons, et dans d’autres situations. Notre déclaration de protection des données vous donne plus d’informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. Vous trouverez également ci-après les coordonnées des personnes à contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez consulter les informations que nous détenons sur vous.
Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation norvégienne en vigueur en matière de données personnelles, y compris le GDPR (General Data Protection Regulation).
2. Le contrôleur de données pour vos données personnelles
Notre société, Citybox AS AS (Norwegian Org. No. 989551752), est le contrôleur de données responsable du traitement des données personnelles dans nos systèmes centralisés de réservation, de facturation et de gestion des hôtels. Chaque fois que vous réservez une chambre, que vous passez une nuit ou que vous effectuez un paiement chez nous, Citybox AS est le responsable du traitement des données.
Citybox AS AS (Norwegian Org. No. 989551752) est le contrôleur de données pour notre site web. Citybox AS est également le contrôleur de données pour notre marketing et la distribution d’e-mails à nos clients et contacts, ainsi que pour d’autres formes de marketing numérique.
3. Traitement des données personnelles relatives aux réservations et aux séjours à l’hôtel
Dans le cadre des réservations effectuées par vous ou par d’autres personnes en votre nom, nous traitons les données personnelles dont nous avons besoin pour remplir l’accord de réservation et d’achat de services. Il s’agit d’informations que vous nous avez communiquées directement ou par l’intermédiaire d’agents de voyage ou autres. Par exemple, nous traitons des informations sur votre identité, vos coordonnées et vos données de paiement. Dans certains cas, nous conservons votre numéro de passeport. Nous traitons également d’autres informations que vous nous avez communiquées et qui sont pertinentes pour votre séjour chez nous. Il peut s’agir d’informations concernant des allergies ou des demandes spéciales pour votre séjour. Nous enregistrons tous les achats et toutes les commandes que vous effectuez auprès de nous, par exemple pour les services de spa, les restaurants, le service d’étage, etc.
Nous traitons ces informations aussi longtemps que nécessaire pour exécuter le contrat de réservation conclu avec vous et dans la mesure où cela nous est imposé par la législation en vigueur ou les exigences officielles.
Nous enregistrons l’utilisation des cartes-clés dans nos hôtels. Nous le faisons pour lutter contre la criminalité et la résoudre, ainsi qu’à des fins de sécurité, notamment contre les incendies. Nous conservons nos registres pendant 21 jours.
4. Traitement des données à caractère personnel à des fins de développement, de dépannage et de sécurité
Nous traiterons des données, y compris des données à caractère personnel, à des fins de dépannage ou de correction d’erreurs, pour améliorer nos services et la technologie que nous utilisons, et pour analyser l’utilisation et le comportement des utilisateurs. Nous traiterons également des données à caractère personnel pour vérifier votre identité, notamment dans le cadre de votre utilisation de nos services numériques.
Dans la mesure du possible, nous rendons les données anonymes ou créons des statistiques, mais nous devrons également traiter les données à caractère personnel à des fins de développement, de dépannage, de statistiques et de sécurité.
5. Autres traitements de données à caractère personnel
Dans le cas de concours ou d’autres activités auxquelles vous pouvez participer, nous traitons des données à caractère personnel telles que le nom et les coordonnées lorsque cela est nécessaire, par exemple pour enregistrer les participants et tirer au sort un ou plusieurs gagnants. Dans la mesure du possible, nous vous en informons expressément au moment où vous participez aux concours ou à d’autres activités.
Si vous contactez notre service clientèle ou si vous nous adressez une demande de renseignements, nous traiterons les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans la mesure où cela est nécessaire pour répondre à votre demande et l’enregistrer. Le point de départ de ce traitement sera l’intérêt légitime ou l’exécution de contrats avec vous ou la réponse à vos demandes.
Outre le traitement décrit dans notre déclaration de protection des données ou fondé sur votre consentement, dans certains cas, nous devons ou pouvons traiter des données à caractère personnel lorsque cela nous est imposé ou autorisé par la législation applicable, y compris la loi norvégienne sur les données à caractère personnel et le GDPR, ou par des ordonnances applicables émanant des autorités ou des tribunaux.
6. Traitement des données à caractère personnel relatives à nos fournisseurs, clients commerciaux et contacts commerciaux
Nous traitons des informations sur les personnes de contact désignées par nos fournisseurs, nos clients commerciaux, nos partenaires de coopération, les participants à des événements destinés au monde des affaires et d’autres personnes jouant un rôle commercial. Cela nous permet de travailler efficacement, de conclure et d’exécuter des contrats, de recruter des employés, de gérer nos activités et de développer notre réseau commercial et professionnel. Ces informations comprennent généralement le nom, les coordonnées, le poste, l’activité, les compétences, les intérêts commerciaux et la participation à nos événements pour le monde des affaires ou un intérêt antérieur pour nous et nos employés.
Nous conservons ces informations aussi longtemps que nous considérons que la personne est l’un de nos contacts professionnels.
Le point de départ est notre intérêt légitime.
7. Transmission des données personnelles et traitement obligatoire
Nous ne transmettons pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si vous y avez consenti ou si la législation applicable, y compris la loi norvégienne sur les données à caractère personnel et le GDPR, ou une ordonnance valide des autorités ou des tribunaux nous permet ou nous oblige à le faire.
Par souci de clarté, nous tenons à souligner que le fait que nous fassions appel à des contrôleurs de données pour traiter des informations en notre nom ne constitue pas une cession d’informations.
8. Collecte de données à caractère personnel auprès d’autres personnes
Afin de nous assurer que nous disposons des informations correctes vous concernant, nous pouvons les comparer à d’autres sources, telles que les annuaires téléphoniques, les registres publics, etc. Dans certains cas, il peut être utile de vérifier la solvabilité de nos clients, ce qui implique d’obtenir des données sur la solvabilité auprès d’autres sources. Nous obtenons des informations démographiques telles que l’âge, le sexe et la langue auprès d’autres sources. Nous obtenons des informations de nos partenaires de coopération et d’autres parties de notre groupe, lorsque cela est légal et nécessaire pour vous fournir des services et des communications.
9. Vos droits
En tant que personne, vous disposez de plusieurs droits en vertu du règlement sur les données à caractère personnel.
Vous avez le droit de consulter vos informations et de corriger ou de supprimer les données personnelles vous concernant que nous traitons. Vous avez également le droit de demander un traitement limité, de soulever des objections au traitement et de demander le droit à la portabilité des données.
Si vous souhaitez exercer votre droit d’accès au traitement de vos données personnelles, ou si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter par courrier électronique à l’adresse gdpr@cityboxhotels.com. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 30 jours.
Nous vous demanderons de confirmer votre identité ou de fournir des informations complémentaires avant de vous permettre de faire usage de vos droits auprès de nous. Nous devons faire cela pour nous assurer que nous ne donnons accès à vos informations personnelles qu’à vous – et non à quelqu’un qui prétend être vous.
10. Délégué à la protection des données
Nous avons notre propre délégué à la protection des données à Citybox AS. Le délégué à la protection des données est responsable de toutes nos entreprises et de toutes les données personnelles que nous traitons dans les pays où nous sommes établis.
Le délégué à la protection des données est notre point de contact avec l’autorité norvégienne de protection des données.
Notre délégué à la protection des données donne à Citybox AS, à nos sous-traitants et à nos employés des conseils et une orientation sur le traitement des données personnelles et les règles qui le régissent. Le travail du délégué à la protection des données consiste à contrôler notre conformité aux règles relatives aux données personnelles et à nos directives internes.
Le délégué à la protection des données peut également vous aider à faire valoir vos droits à notre égard ou à obtenir des réponses à vos questions concernant les données à caractère personnel que nous détenons.
Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : gdpr@cityboxhotels.com.
Si vous estimez que notre traitement des données personnelles ne correspond pas à ce que nous avons décrit ici ou qu’il enfreint la législation sur les données personnelles, vous pouvez, en alternative, déposer une plainte auprès de l’Autorité norvégienne de protection des données ou de l’autorité de contrôle du pays dans lequel vous séjournez dans un hôtel. Vous trouverez des informations sur la manière de contacter l’autorité de protection des données sur le site Web de l’autorité Comhaltaí | European Data Protection Board (europa.eu).
11. Utilisation d’un responsable du traitement des données.
Nous utilisons plusieurs processeurs de données pour nous permettre de vous fournir nos services. Notre principal responsable du traitement des données est notre système de réservation Visbook AS.
12. Cookies/Capsules d’information
Nous utilisons des capsules d’information (cookies) pour améliorer l’expérience des utilisateurs de notre site web.
Un cookie est un petit fichier de données textuelles stocké dans votre équipement (votre smartphone, votre ordinateur ou, par exemple, une tablette). Les cookies permettent de reconnaître le type de contenu et les pages visitées sur notre site web. Les informations stockées au moyen d’un cookie peuvent inclure la façon dont vous utilisez le site web, le type de navigateur que vous utilisez et les pages que vous avez visitées.
Un cookie permanent reste sur votre équipement pendant une période définie. Un cookie de session est stocké temporairement dans la mémoire de votre équipement pendant que vous visitez notre site web. Le cookie de session disparaît lorsque vous fermez votre navigateur. Nous utilisons à la fois des cookies permanents et des cookies de session. Citybox AS peut également utiliser des cookies de tiers.
Si vous ne souhaitez pas que notre site web stocke des cookies sur votre équipement, vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies dans votre navigateur web. Si vous désactivez les cookies, la fonctionnalité du site web sera réduite.
13. Modifications de la déclaration de protection des données ou du traitement
Nous travaillons en permanence au développement et à l’amélioration des services que nous proposons à nos clients. Cela peut modifier la méthode ou l’étendue de notre traitement des données personnelles. Les informations que nous fournissons dans la présente déclaration de protection des données personnelles seront donc adaptées et mises à jour à intervalles réguliers. Nous modifierons également la déclaration de protection des données lorsque de nouvelles règles ou pratiques officielles le nécessiteront.